Zelforganisatie of zelfdestructie?

Afgelopen donderdag (24 november) gaf ik workshops op VBZ Arbeidsmarkt congres. De titel was Zelfregie? Positie taak en rollen van 'dichtbij'.
In dit artikel geef ik extra ondertiteling voor deze workshops en voor iedereen die aan de slag is of gaat met zelfsturende teams.

De voetballertjes laten 'het' zien...

Wekelijks jog ik een rondje in mijn buurt. Dat is soms tijdens de pauze van een basisschool. Ik zie dan een groepje jongens voetballen op een klein veldje. De eerste keer viel het me nog niet op, ze speelden gewoon een lekker potje en genoten van het spelletje. Een andere keer viel me op dat er een ruzie was waarbij een grotere jongen een aanzienlijk kleinere tegen de grond werkte om de bal te pakken. Balgericht? Iets te hard? Het spel kwam tot stilstand en het werd al schreeuwend tussen de beide kids gesust. "Dat moet jij niet meer doen" riep een medespeler. Daarmee ging het spel weer verder, want de bal moet immers rollen.
Nog een andere keer zag ik net een 'twijfelgoal'. Vanuit mijn hardlopende perspectief ging ie erin...
"Hij zit erin"..., "Nee" riep een ander" en omdat ik de verwarring zag zei ik tegen de keeper "ik zag 'm erin gaan" en keek hem lachend aan. Hij riep gelijk tegen de rest "Ja hij zat erin". Al snel vervolgden zij het spel en ik mijn weg.
Recent jogde ik weer eens voorbij en zag hoe deze kids lekker aan het voetballen waren. En... op het veldje ernaast waren ook twee teams met kleinere kids tegen elkaar aan het spelen. Het zag eruit als een gesmeerde organisatie. Ik zag toevallig de grote jongen een high five maken met de kleine jongen die hij een paar weken eerder nog onderuit schoffelde.

Zelforganisatie

Terwijl de juffen de kinderen op het schoolplein in de gaten hielden zag ik een boel zelforganisatie op het grasveldje ernaast. Ik zag in de beperkte frequentie van mijn loopjes en de korte tijd dat ik erlangs liep maar een stukje....

Veel organisaties zijn de afgelopen jaren bezig geweest met het inzetten van meer zelfregie en zelfsturing. Zelforganisatie vind ik een beter woord dan zelfsturing en zelfregulering, alleen hebben deze woorden al wel een vaste voet gekregen in management - en veranderland.

Zelforganisatie van een afdeling of team is waar het vaak bij die organisaties om gaat. Dat is niet alleen in de zorg, maar ook in andere sectoren is de beweging zichtbaar.
Dit aanleidingen zijn verschillend: het management (verschillende lagen) eruit als besparing op de kosten, efficiency als het gaat om benodigde flexibiliteit bij marktwerking en ook om echt de medewerkers meer ruimte te geven voor zeggenschap en verantwoordelijkheid. Ongetwijfeld zijn er meer achtergronden voor zelforganisatie.

Anders (bijvoorbeeld Rijnlands) denken

Het omvormen van organisaties is lastig. Zeker waar het gaat om het hardnekkig (door Amerikaanse goeroes geïmplementeerde) Anglo Amerikaanse denken sinds de jaren zestig. Met meer Rijnlands denken gaat het om meer solidariteit. Daar moet meer samengewerkt worden en bewuster aandacht zijn voor persoonlijke ontwikkeling binnen groepen. Het gaat daadwerkelijk om anders leren denken. Daarom besteed ik meer aandacht aan Het Welkom.

Iedereen die met 3DMens werkt weet dat Welkom een basisbeginsel is voor samenwerking. Daar waar je je welkom voelt en aandacht is voor de mens en de professional en zorg wordt besteed aan je kennen en kunnen wordt gezonde samenwerking mogelijk.
De inspanning die aan de voorkant wordt gedaan heeft een duurzamer effect in teamontwikkeling. Zelfsturende teams zonder leiding zijn deels succesvol en helaas maar kort houdbaar voor de eerste pathologische verschijnselen zich voordoen. Want wat doet een hoger management als het even niet goed gaat? Inderdaad ingrijpen!
Zelforganiserende teams waarbij helderheid is over de vrije ruimte en daarbinnen de afspraken, posities, rollen, taken en mandaten zijn succesvoller. Zeker waar de 'bemoeienis' goed is georganiseerd. Teams die welbewust zelfgeorganiseerd zijn en helderheid hebben over de grenzen kun je gerust volwassen teams noemen. Er is leiding als die nodig is en er is afstemming, want in letterlijke zin gaat zelf organiseren ook over samenwerken met het management/directie. Gehele autonomie bestaat niet!

Afwezigheid managers

Het grote verschil is afwezigheid van de expliciete manager die stuurt en regelt. Voor zover die rol is blijven bestaan wordt dat nu de teamcoach genoemd. Zelforganisatie heeft altijd in enige vorm begeleiding nodig! Je overtreed een grondwet van groepsdynamica als je de leiding afschrijft.
In de grondwet van een team staat dat er altijd leiding nodig is naast een gemeenschappelijke opgave. Natuurlijk kunnen mensen in een team zelf leiden, er zal altijd iets van leiding zijn! Als het doel en de gemeenschappelijke waarde en drijfveren maar overeind blijft. Dat zag ik bij de voetballende kinderen ook.
Het is de vraag of de afwezigheid van management (lagen) en meer zelforganisatie bijdraagt aan het bedrijfsresultaat en de effecten voor zowel de teamleden als diegenen waar zij zich voor inspannen. Zodra die effecten gaan tegenvallen (vaak doordat eigen belangen voor teambelangen gaan) en de teamleden teveel autonomie toe-eigenen kun je voorspellen dat de rol van de leiding weer toeneemt.

Wat leren?

Wat moeten organisaties die bezig zijn met zelforganisatie dus leren (en hoe zelfdestructie te voorkomen)?
- De gezonde weg is een zorgvuldige aanpak. Niet een quick fix met bijvoorbeeld een paar duurbetaalde trainingen! Het gaat om team o n t w i k k e l i n g . (dat gaat trager...)
- Onderzoek samen (de leiding en de teams) het thema Vertrouwen en de Grenzen daarbij! Herbenoem de rol van de leiding (directie) en betrek ook de teams daarbij.
- Neem de tijd en zeker bij weerstand of al lang vastgezette principes kost het nog meer tijd. Ga met respect om met de systeemwetten. Dat betekent dat de principes die oorspronkelijk bij een organisatie bedoeld zijn niet zomaar veranderen.
- Besteed aandacht aan het afscheid van het oude systeem! Als je die stap overslaat krijg je hem onherroepelijk terug!
- Creëer massa in de betrokkenheid door voldoende aandacht (ook persoonlijk) aan de oude en nieuwe waarden.
- Organisaties die 'van binnen' zelf organiserend zijn hebben al geleerd om het zelf te doen! Als ze dat niet kunnen, geef ze dan support, leer ze ook om hulp te vragen. Daarmee wordt het spanningsveld tussen leiden en volgen helder.
- Besteed aandacht aan de groeps/team Vorming. Leer mensen kijken naar hun rol en taak en combineer dat met het leren kijken naar het Proces. Sla je die stap over, dan kun je gedoe en machtsspellen voorspellen! Het interactieve proces laat je gelijk de valkuilen zien...
- Geef aandacht aan de onderlinge belangen en wanneer pathologie zichtbaar wordt als de belangen niet gerespecteerd worden.
- Leer de betrokkenen om te gaan met mechanismen als vervreemding en onthechting in de samenwerking.
- Accepteer als leiding dat het 'anders' kan als het team anders wil en doet. Hou wel contact met hun proces.
- Goede afspraken en '3D time outs' helpen telkens het proces te overzien en de afstemming gezond te houden.
- Zorg voor goede begeleiding (extern) die nuchter kunnen kijken naar het hele systeem en eerlijk feedback kunnen geven.

Het zou toch mooi zijn als je een team zelf een mooi potje voetbal ziet spelen en het spel zichzelf regelt. Denk eventueel nog eens aan de voetballende kinderen waarmee ik begon!


Gerelateerde artikelen:
https://www.linkedin.com/post/edit/zelfsturing-zelfstoring-norbert-overvelde

Meer leren: Kijk HIER